Casi nunca me quedo satisfecha con la cantidad de cosas que elimino de mi lista de cosas por hacer. Primero, porque probablemente agrego demasiadas y segundo, porque pierdo mucho tiempo.
El problema de tener demasiados elementos en mi lista está relacionado con mi tendencia a agregar cosas nuevas a mi lista una vez que he terminado las que allí estaban inicialmente.
Mi trabajo (probablemente como el tuyo) es como una historia interminable: siempre hay cien cosas por hacer. Nunca terminaré el día sintiéndome satisfecha si sigo haciendo esto.
Para estar satisfecha y tener una sensación de plenitud, te recomiendo que hagas algo muy simple: que observes conscientemente todas las tareas que he terminado ese día y te felicites por ellas.
Te lo mereces.
El tiempo perdido es otro tema. He trabajado mucho en esto. Te cuento a continuación mis conclusiones.
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LA ATENCIÓN ES IMPORTANTE
Uno de los recursos más importantes que tenemos a nuestra disposición en nuestros trabajos es la atención.
Cómo gestionamos nuestra atención tiene un efecto directo en nuestros niveles de productividad.
Una de las principales dificultades que tenemos para mantener nuestro enfoque son las interrupciones.
Y por interrupción me refiero no solo a las interrupciones externas, como a alguien que entra a su oficina a pedir algo, sino también a nuestro propio sabotaje, como revisar el correo en el SmartPhone, buscar algo en Internet que no tenga nada que ver con lo que hacemos, etc…
Una vez que se nos interrumpe, tardamos un promedio de 25 minutos regresar a nuestra tarea inicial y 15 minutos más para lograr el mismo nivel de enfoque profundo en el que nos encontrábamos antes de la interrupción.
Puedes consultar un estudio sobre este tema aquí.
Ahora tienes una razón demostrada para no permitir interrupciones cuando estés trabajando duro en algo: el coste.
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EL MITO DEL MULTITASKING
¿Tienes la capacidad de hacer dos cosas al mismo tiempo?
Probablemente las hagas, yo las hago.
Pero ninguno de nosotros tenemos la capacidad para hacerles lo mejor que podríamos si solo hiciésemos una.
Son muchos los psicólogos que estudian el tema de la atención desde hace tiempo, y una multitud de estudios de muestran que la atención dividida socava el rendimiento.
Aunque vivamos con la ilusión de que tenemos varias tareas, la realidad es que somos menos productivos. Incluso, si prestamos atención, podríamos percibir cómo perdemos la alegría de hacer algo al tratar de hacer lo máximo posible sin importarnos la calidad de lo que hacemos.
Nuestra capacidad de atención es limitada, solo podemos procesar una cierta cantidad de información por segundo. Si sobrecargamos el sistema con información, podríamos abrumarlo.
Sin embargo, debemos ser conscientes también de que, aunque podamos ser menos productivos, es muy fácil volverse adictos a la multitarea. La multitarea nos da la impresión de que estamos logrando mucho más de lo que realmente logramos.
Te recomiendo que le eches un vistazo a este estudio de Zheng Wang.
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CÓMO MANTENER EL ENFOQUE
Entonces, vamos a por la solución: ¿cómo mantenemos el enfoque?
Aquí tienes algunas sugerencias. ¡Me encantaría conocer las tuyas en los comentarios!
- DECIDE SI TE PUEDES PERMITIR LA INTERRUPCIÓN
Estas pequeñas interrupciones de 5 minutos pueden acabar siendo costosas para ti. Recuerda que necesitas más de media hora para alcanzar el nivel de concentración que tenías antes. Si no puedes evitar las interrupciones, ¿podrías trabajar fuera del alcance de otras personas?
- HAZ SOLO UNA COSA A LA VEZ
David Allen en su libro «Cómo hacer las cosas» sugiere agrupar tareas en categorías. Reserva cierto tiempo para revisar tu correo, responder llamadas, etc…
- ASIGNA UN TIEMPO LIMITADO A TODAS LAS TAREAS
Por ejemplo, confirma que vas a dedicarle una hora a una determinada tarea. Si te marcas un plazo corto, te obligará a apresurarte. Tu nivel de atención no va a poder ser lento porque sabes que tienes un tiempo limitado para completar esa tarea.
Cuando tengo que «atacar» un cierto tipo de trabajo, hago que la alarma de mi teléfono suene 15 o 30 minutos después. Si realmente odio lo que tengo que hacer, hago intervalos muy cortos. Esto me ayuda a concentrarme en mi tarea por un corto período de tiempo. Si no está terminado le doy otro período corto y sigo haciendo esto hasta que la tarea termine o haya transcurrido una hora.
- SI TE DISTRAES CON DEMASIADA FRECUENCIA, APRENDE A MEDITAR.
Haz una pausa para centrarte solo en tu respiración, prestando toda tu atención en percibir la entrada y salida del aire en tu cuerpo. Ten en cuenta que usé la palabra percibir, en lugar de la palabra pensar. Quiero que percibas, que sientas el aire en tu cuerpo. Elige la parte de tu cuerpo donde percibas más claramente tu aliento y siéntelo. Verás lo mucho que te ayudará a recuperar tu atención.
- PERMÍTETE ALGUNAS DEAMBULACIONES
No seas duro contigo mismo cuando tu mente deambule. Disfrútalo.
La calidad de nuestra atención es realmente importante para nuestra productividad. Desde luego, no podemos mantenernos enfocados y atentos en todo momento. La atención es un recurso limitado, pero tú puedes decidir dónde poner tu atención y aprovecharla al máximo.
